Lựa chọn nhà cung cấp kế toán cần làm gì?


- Đặt hàng: sử dụng đơn đặt hàng để kiểm soát chu trình mua hàng. Đơn đặt hàng được lập ngay sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp dựa vào thông tin trên Giấy đề nghị mua hàng. Đơn đặt hàng được lập ít nhất là 5 liên:
+ Một liên giao cho bộ phận mua hàng để theo dõi tiến độ và được sắp xếp theo thứ tự ngày đặt hàng. Sau khi đã nhận đủ hàng liên này được chuyển qua lưu ở hồ sơ các đơn đặt hàng đã thực hiện và sắp xếp theo số đơn đặt hàng để tiện trích lục.
+ Một liên gửi cho nhà cung cấp để thông báo đặt hàng.
+ Một liên gửi cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng.
+ Một liên gửi cho bộ phận đề nghị mua hàng, để biết đề nghị mua hàng đã được thực hiện.
+ Một liên gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn thanh toán tiền hàng.
Chú ý: Đơn đặt hàng đơn vị lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua khi bên bán chưa xác nhận các thông tin trên đơn đặt hàng và đưa ra quyết định thỏa thuận bán hàng.
- Lựa chọn nhà cung cấp
+ Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng.
+ Mọi thông tin về giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức khấu hao,...trong Bảng báo giá cần phải được ghi chép, lun trữ vàtổng hợp đầy đủ để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt, báo cáo qua dich vu tu van ke toan.
+ Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp có thể do nhà quản lý cao cấp thực hiện, hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng duyệt.
+ Để kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, cần thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh trường hợp nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
+ Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên để biết nhà cung cấp nào có đủ năng lực và còn giao dịch với doanh nghiệp.

- Kiểm soát quá trình nhận hàng
+ Hàng tuần, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các đơn đặt hàng sẽ nhận để lập kế hoạch nhận hàng.
+ Nếu hàng giao không đúng thỏa thuận, bộ phận nhận hàng có thể từ chối nhận hàng hoặc nhận biên bản ghi nhận khác biệt để làm bằng chứng xử lý sau này, báo cáo qua công ty tư vấn kế toán .

+ Nếu hàng giao đúng thỏa thuận trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận và lập Biên bản giao nhận hàng (theo mẫu). Biên bản giao nhận hàng được lập thành 3 liên: một giao cho kế toán để ghi nhận hàng mua và làm căn cứ đối chiếu Hóa đơn hợp đồng trước khi thanh toán; một liên gửi bộ phận mua hàng để theo dõi và một liên để lưu tại bộ phận nhận hàng.



Bài viết tương tự: