Các bước cần cho kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Phuyengo đơn vị hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Phú Yên . Chia sẻ những bước cần chuẩn bị cho một sự kiện thành công.
Giai đoạn trước sự kiện

Xác định mục tiêu của sự kiện
Để có được một sự kiện thành công , doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Căn cứ vào mục tiêu của sự kiện để xác định công việc cần thiết trong khâu chuẩn bị.

  • Chủ đề của sự kiện
  • Quy mô của sự kiện
  • Địa điểm tổ chức
  • Thành phần tham dự
  • Thông điệp của sự kiện
  • Ngân sách dự trù sự kiện


Lên ý tưởng cho sự kiện
Ý tưởng là linh hồn của sự kiện , một yếu tố quan trọng tạo nên thành công của sự kiện. Phải thật sự hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và những chiến lược kịch bản của đối thủ . Tạo nên một kịch bản cho sự kiện hoàn hảo thành công ,đạt được mục tiêu sự kiện đề ra.

Phân bổ nhân sự

Để tạo nên một sự kiện khác biệt và thành công, đòi hỏi nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó nhân sự cũng là một phần quan trọng. Đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong từ khâu khác nhau từ các bộ phận liên quan : Đồ Họa, Kỹ thuật thi công,Quản lý sự kiện, kế toán, phòng nhân sự .
Do đó cần một bản kế hoạch chi tiết cụ thể cho từng bổ phận gồm
Công việc chi tiết
Thời gian hoàn thành
Phương án dự phòng

Giai đoạn thực hiện sự kiện

Dựa vào bản kế hoạch chi tiết đã được thành lập trước đó , các bộ phận thực hiện theo đúng như kế hoạch tránh xảy ra những sai lầm ảnh hưởng đến sự kiện
Đảm bảo hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch , đúng thời gian , tránh làm ảnh hưởng đến các bộ phận khác và sự kiện chung

Chuẩn bị dàn dựng

Thời gian chuẩn bị cho một sự kiện khoảng 2 tuần đến 1 tháng hoặc hơn tùy vào quy mô của sự kiện
Một số hoạt động quan trọng cần phải thực hiện:
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Xin giấy phép tổ chức theo quy định
Chuẩn bị sân khâu, banner,backdrop,standee, đồng phục, thiệp mời
Danh sách khách mời, gửi thiệp mời
Thuê trang thiết bị, thuê PG
Hoàn thành tất cả trước thời gian sự kiện , chạy thử sự kiện 1 đến 2 lần để khách phục các sai sót .

Tiến hành sự kiện

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, tất cả các bộ phận liên quan phải kiểm tra công việc trong bảng kế hoạch theo đúng thời gian của sự kiện. Để theo dõi nhân sự và sự lý các việc phát sinh trong sự kiện
Tất cả các bộ phận phải liên hệ với nhau để hỗ trợ hoàn thành tốt công việc .
Giai đoạn sau sự kiện
Cũng là một giai đoạn khá quan trọng, cần phải được chú ý để tránh những thiếu sót không cần thiết sảy ra .
Tất cả các bộ phận kiểm tra toàn bộ trang thiết bị phục vụ sự kiện, thu dọn gọn gàn tránh để thất lạc .
Bàn giao những trang thiết bị đã thuê cho đối tác, dọn dẹp địa điểm diễn ra sự kiện trả về hiện trạng ban đầu.

Tổ chức hợp sau sự kiện

Các bộ phận báo cáo kết quả đạt được, rút kinh nghiệm .
Phuyengo – tạo nên khác biệt cho sự kiện doanh nghiệp
Liên hệ :


Xem thêm tại đây



tổ chức sự kiện

Bài viết tương tự: